1 – Informativa sulla privacy Topnetwork S.p.A. su Topnetwork.it

In questa pagina si descrivono le modalità di gestione del sito in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano. L’informativa è resa ai sensi degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR), nonché del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act) e della Legge 20 settembre 2025, n. 132, in materia di protezione dei dati personali e di utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale, a coloro che interagiscono con i servizi web di Topnetwork S.p.A., accessibili per via telematica.

1.1 – Perché questo avviso

Topnetwork S.p.A. è da sempre attenta alla riservatezza, esattezza, disponibilità e sicurezza delle informazioni. In conformità del citato Regolamento e della normativa nazionale, Topnetwork S.p.A. ha adottato e posto in essere quanto necessario a garantire i diritti e le libertà degli interessati in materia di protezione dei dati personali. La Politica e gli Standard di Privacy utilizzati da Topnetwork S.p.A. per la protezione dei dati personali sono fondati sui seguenti principi:

  • PRINCIPIO DI RESPONSABILIZZAZIONE: Il trattamento è effettuato in base al principio di responsabilizzazione del Titolare, il quale ha adottato le misure di sicurezza adeguate in conformità dell’art. 32 del Regolamento.
  • PRINCIPIO DI TRASPARENZA: I dati personali sono raccolti e successivamente trattati secondo i principi espressi dalla Politica di Privacy adottata da Topnetwork S.p.A. Al momento dell’eventuale conferimento dei dati viene fornita all’interessato l’informativa di cui agli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento.
  • PRINCIPIO DI PERTINENZA DELLA RACCOLTA: I dati personali sono trattati in modo lecito e secondo correttezza; sono registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi; sono pertinenti e non eccedenti le finalità del trattamento; sono conservati per il tempo necessario agli scopi della raccolta.
  • PRINCIPIO DI FINALITÀ DELL’UTILIZZO: Le finalità del trattamento dei dati personali sono rese note agli interessati al momento della raccolta. Eventuali nuovi trattamenti di dati, se estranei agli scopi dichiarati, sono attivati previa nuova informativa all’interessato ed eventuale richiesta di consenso.
  • PRINCIPIO DI VERIFICABILITÀ: I dati personali sono esatti ed aggiornati nel tempo. Sono altresì organizzati e conservati in modo che sia data all’interessato la possibilità di conoscere, se lo desidera, quali dati sono stati raccolti e registrati, nonché di controllarne la qualità e richiederne l’eventuale correzione, integrazione, cancellazione per violazione di legge od opposizione al trattamento e di esercitare tutti gli altri diritti, ai sensi e nei limiti degli artt. da 15 a 22 del Regolamento.
  • PRINCIPIO DI SICUREZZA: I dati personali sono protetti da misure di sicurezza tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali, contro i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, e di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito. Tali misure sono aggiornate periodicamente in base al progresso tecnico, alla natura dei dati e alle specifiche caratteristiche del trattamento, controllate costantemente e verificate nel tempo. Le terze parti che svolgono attività di supporto di qualsiasi tipo per l’erogazione dei servizi da parte di Topnetwork S.p.A., in relazione ai quali eseguono operazioni di trattamento di dati personali, sono da quest’ultime designate Responsabili del trattamento. La nostra Società ha valutato gli impatti che i trattamenti dei dati personali possono avere sulle libertà e i diritti degli interessati (art. 35 del Regolamento) e, conseguentemente, ha adottato le misure di sicurezza in conformità dell’art. 32 del Regolamento stesso. I trattamenti connessi ai servizi web offerti da questo sito hanno luogo presso gli uffici di Topnetwork S.p.A.

1.2 – Ambito di comunicazione dei dati

I dati personali conferiti potranno essere comunicati a terzi soggetti per adempiere ad obblighi di legge, in esecuzione di ordini provenienti da pubbliche autorità a ciò legittimate ovvero ancora per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria. Qualora Lei intenda usufruire di servizi e prodotti di Topnetwork S.p.A., oppure desideri ricevere informazioni commerciali da Topnetwork S.p.A., i Suoi dati potranno essere comunicati a terzi soggetti che svolgono, in qualità di autonomi titolari del trattamento, funzioni strettamente connesse alla prestazione richiesta, ove questa non possa erogarsi in mancanza dei dati personali. I dati personali non saranno diffusi, salvo che il servizio richiesto lo richieda.

1.3 – Tipologie di dati raccolti e modalità di trattamento

I sistemi informatici e i software utilizzati dal sito web di Topnetwork S.p.A. acquisiscono, in ragione del loro normale utilizzo, alcuni dati personali la cui comunicazione è pertinente ai protocolli applicati da Internet. Sono informazioni che non vengono captate per essere associate a specifiche identità, ma che per la loro stessa natura, incrociate o associate ad informazioni possedute da terzi soggetti, potrebbero consentire il riconoscimento degli utenti. Tali dati sono utilizzati da Topnetwork S.p.A. per mere finalità statistiche, anonime, e sono trattenuti per il tempo strettamente necessario per le relative operazioni.

1.3.1 – Dati forniti volontariamente dall’utente

Le tipologie di dati personali raccolti e trattati nel sito di Topnetwork S.p.A. sono quelli necessari alla erogazione dei vari servizi richiesti dagli utenti. I dati raccolti sono trattati con modalità cartacee, automatizzate e telematiche e con logiche strettamente correlate alle finalità del trattamento. Per offrirle i servizi potranno essere utilizzati anche i suoi numeri di telefax e di telefono e il suo indirizzo e-mail. È quindi evidente che, qualora tali dati non fossero conferiti, non le potranno essere forniti quei servizi che richiedono l’uso di questi strumenti. Qualora non esprimesse il suo consenso all’utilizzo dell’e-mail, del telefono e del telefax per finalità di informazione pubblicitaria o di vendita diretta o di comunicazione commerciale interattiva, detti strumenti non saranno utilizzati per questo fine. Specifiche informative verranno riportate nelle pagine del sito predisposte per l’eventuale conferimento di dati personali. L’eventuale invio volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati nel sito comporta l’acquisizione dell’indirizzo del mittente nonché di eventuali altre informazioni contenute nel messaggio; tali dati personali saranno utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta.

1.3.2 – Dati di navigazione

È utile conoscere che le procedure software del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di internet. Pur essendo informazioni non destinate ad essere associate a utenti identificati, per loro natura, se associate ad altri dati detenuti da terzi (ad es. il suo internet service provider), potrebbero permettere l’identificazione degli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URL (Uniform Resource Locator) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati sono utilizzati ai soli fini di statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento. Il Titolare del trattamento e, a seconda del servizio richiesto, i Responsabili designati conservano, per un periodo limitato secondo le norme di legge, il tracciato (LOG) delle connessioni/navigazioni effettuate per rispondere alle eventuali richieste provenienti dall’autorità giudiziaria o da altro organo pubblico legittimato a richiedere detto tracciato per l’accertamento di eventuali responsabilità in caso di reati informatici. A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di conferire o meno i dati personali richiesti nel form di registrazione ai servizi. Su tale form peraltro alcuni dati possono essere contrassegnati come obbligatori; si deve intendere che tali dati sono necessari per l’erogazione del servizio richiesto. Qualora non vengano conferiti questi dati il servizio richiesto non potrà essere erogato e non si potrà usufruire delle connesse opportunità.

1.3.3 – Utilizzo di sistemi di Intelligenza Artificiale nella selezione del personale (Talent Acquisition)

Topnetwork S.p.A., al fine di migliorare l’efficienza e l’accuratezza del processo di selezione del personale e garantire una valutazione oggettiva e non discriminatoria delle candidature, utilizza sistemi di intelligenza artificiale a supporto della gestione delle candidature. Tali sistemi, ai sensi dell’Allegato III, punto 4, lettera a), del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act), sono classificati come sistemi di IA ad alto rischio in quanto destinati all’analisi e alla valutazione delle candidature.

In conformità all’art. 11 della Legge 20 settembre 2025, n. 132, l’utilizzo di tali sistemi è improntato ai principi di trasparenza, non discriminazione, sicurezza e rispetto della dignità umana, e non sostituisce la valutazione umana: il processo decisionale finale è sempre supervisionato da personale qualificato di Topnetwork S.p.A.

1.3.3.1 – Finalità e modalità del trattamento automatizzato

I sistemi di IA utilizzati da Topnetwork S.p.A. operano mediante analisi automatizzata dei curricula vitae e della documentazione allegata dai candidati. Il trattamento è finalizzato a:

  • Analizzare e filtrare le candidature in base ai requisiti richiesti per la posizione, valutando la corrispondenza tra le competenze dichiarate dal candidato e quelle richieste dalla posizione aperta
  • Supportare il team dedicato al Recruitment nell’individuazione dei profili maggiormente in linea con le esigenze aziendali, operando come strumento di ausilio e non come meccanismo decisionale automatico

L’analisi automatizzata opera sui dati professionali e formativi contenuti nel curriculum vitae (esperienze lavorative, titoli di studio, competenze tecniche e linguistiche, certificazioni) mediante un processo che, in linguaggio comune, può essere così descritto: il sistema estrae dal CV le informazioni relative alle variabili rilevanti per la posizione (es. anni di esperienza nel settore, titolo di studio, competenze specifiche richieste), le confronta con i requisiti definiti per la posizione aperta e genera un indice di corrispondenza che supporta i recruiter nella prioritizzazione delle candidature da esaminare. Il sistema non effettua profilazione, non valuta tratti della personalità, non analizza dati sensibili né inferisce caratteristiche personali del candidato diverse da quelle espressamente dichiarate nel curriculum.

Nel rispetto dell’art. 22 del GDPR, il candidato ha il diritto di:

  • Ottenere l’intervento umano nel processo decisionale
  • Esprimere la propria opinione in merito alla valutazione automatizzata
  • Ottenere una spiegazione comprensibile della logica utilizzata dal sistema e dell’esito della valutazione
  • Contestare la decisione assunta

Il trattamento è subordinato al consenso esplicito del candidato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), e dell’art. 22, par. 2, lett. c), del GDPR, richiesto mediante apposita spunta in sede di invio della candidatura. Il mancato consenso all’utilizzo dei sistemi di IA non consente a Topnetwork S.p.A. di processare la candidatura, in quanto il processo selettivo è strutturato in modo unitario e non sono previsti canali paralleli di valutazione. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento, ma la revoca comporta l’impossibilità di proseguire nella valutazione della candidatura.

Topnetwork S.p.A. ha svolto la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del GDPR ed ha adottato le misure tecniche e organizzative prescritte dagli artt. 26 e segg. dell’AI Act, ivi compresa la sorveglianza umana qualificata sull’output del sistema e la conservazione dei log per un periodo non inferiore a sei mesi.

1.3.4 – Utilizzo di sistemi di Intelligenza Artificiale nella gestione del rapporto di lavoro (Assessment e Gap Analysis)

Topnetwork S.p.A. utilizza sistemi di intelligenza artificiale anche nell’ambito della gestione del rapporto di lavoro, per finalità di analisi automatica delle competenze (assessment) e individuazione dei fabbisogni formativi (gap analysis). Tali sistemi, ai sensi dell’Allegato III, punto 4, lettera b), del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act), sono classificati come sistemi di IA ad alto rischio in quanto destinati a valutare le prestazioni e il comportamento delle persone nell’ambito del rapporto di lavoro.

Il trattamento è effettuato nel rispetto dell’art. 11 della Legge n. 132/2025 e dell’art. 88 del GDPR in materia di trattamento dei dati nell’ambito dei rapporti di lavoro, ed è finalizzato esclusivamente a:

  • Rilevare il livello di possesso delle competenze tecniche e trasversali in relazione al ruolo ricoperto
  • Individuare gap formativi e suggerire percorsi di sviluppo professionale personalizzati
  • Supportare la pianificazione della formazione aziendale

L’analisi è sempre supervisionata da personale qualificato e non produce decisioni automatizzate che incidano significativamente sul rapporto di lavoro. I risultati costituiscono un supporto conoscitivo per la direzione Resource Management e Formazione e per il management, ferma restando la valutazione umana finale.

Ai sensi dell’art. 26, par. 7, dell’AI Act e dell’art. 11 della Legge n. 132/2025, i lavoratori interessati e i rappresentanti dei lavoratori sono informati dell’utilizzo di tali sistemi prima della loro messa in servizio, con indicazione delle finalità, delle modalità di funzionamento, dei dati trattati e delle misure di sorveglianza umana adottate. Specifica informativa integrativa è resa disponibile ai dipendenti attraverso i canali di comunicazione interna aziendale e in sede di svolgimento delle attività di assessment.

1.4 – Misure di sicurezza adottate per la tutela dei dati raccolti

Topnetwork S.p.A. utilizza architetture e tecnologie “sicure” per proteggere i dati personali contro l’indebita divulgazione, alterazione od uso improprio. Le protezioni attivate nei confronti dei dati personali si propongono, in particolare, di ridurre al minimo i rischi di distruzione o di perdita, anche accidentale, dei dati, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. Dette misure di sicurezza rispondono ai requisiti di adeguatezza cui si deve conformare il Titolare e sono aggiornate periodicamente in base al progresso tecnico, alla natura dei dati e alle specifiche caratteristiche del trattamento, tenuto conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, come prescritto dall’art. 32 del GDPR. I sistemi di IA utilizzati sono soggetti a verifiche periodiche di accuratezza, robustezza e cybersicurezza, e sono configurati per garantire un livello di trasparenza che consenta al personale incaricato di interpretare e utilizzare adeguatamente l’output generato.

1.5 – Durata temporale dei trattamenti e della conservazione dei dati personali

I trattamenti di cui alla presente informativa avranno la durata strettamente necessaria all’erogazione dei servizi richiesti dagli utenti, nonché agli adempimenti imposti al Titolare dalle leggi nazionali e/o sovranazionali e dalle leggi dei Paesi in cui i dati saranno eventualmente trasferiti. I dati dei candidati sono conservati per il periodo necessario alla conclusione del processo selettivo e, in caso di mancata selezione, per un periodo non superiore a 24 mesi, salvo rinnovo del consenso. I log generati dai sistemi di IA ad alto rischio sono conservati per un periodo minimo di sei mesi ai sensi dell’art. 26, par. 6, del Regolamento UE 2024/1689.

1.6         Diritti degli interessati (artt. da 15 a 22 del Regolamento)

Ai sensi del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR), del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act) e della normativa nazionale, l’Utente può, secondo le modalità e nei limiti previsti dalla vigente normativa, esercitare i seguenti diritti:

  • richiedere la conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano (diritto di accesso);
  • conoscerne l’origine;
  • riceverne comunicazione intelligibile;
  • avere informazioni circa la logica, le modalità e le finalità del trattamento, ivi compresa, in caso di trattamento automatizzato mediante sistemi di IA, una spiegazione significativa della logica utilizzata, delle variabili considerate e dei criteri di elaborazione applicati per ottenere il risultato;
  • richiederne l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco dei dati trattati in violazione di legge, ivi compresi quelli non più necessari al perseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti;
  • nei casi di trattamento basato su consenso, ricevere al solo costo dell’eventuale supporto, i suoi dati forniti al titolare, in forma strutturata e leggibile da un elaboratore di dati e in un formato comunemente usato da un dispositivo elettronico;
  • il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona (art. 22 GDPR);
  • il diritto di ottenere l’intervento umano, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione basata sul trattamento automatizzato;
  • il diritto di presentare un reclamo all’Autorità di controllo (Garante Privacy – www.garanteprivacy.it);
  • nonché, più in generale, esercitare tutti i diritti che gli sono riconosciuti dalle vigenti disposizioni di legge.

Le richieste vanno rivolte al Titolare del trattamento. Nel caso in cui i dati siano trattati in base ai legittimi interessi sono comunque garantiti i diritti dell’interessato. I diritti degli interessati possono essere esercitati tramite una richiesta inviata al titolare del trattamento.

1.7 – Dati di contatto del Titolare e del Responsabile del trattamento

Titolare del Trattamento è Topnetwork S.p.A., con sede in Roma, via Simone Martini 143.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): Avv. Andrea Arrabito, contattabile all’indirizzo e-mail: dpo@top-network.it.